Empezad por el número, no por los nombres
El error más común es empezar apuntando a todo el mundo y luego ver cómo se recorta. Al revés funciona mejor: primero decidid cuántas personas os podéis permitir y cuántas caben en el sitio que os gusta, y luego llenad esa cifra.
Para el número tenéis dos datos: el presupuesto total que queréis dedicar al banquete y el precio por cubierto de los sitios que estáis mirando. Dividid y tendréis un máximo realista. Recordad que los niños y los proveedores suelen tener un precio distinto, y que siempre hay alguien que no puede venir.
Cómo repartir las plazas
No hay una regla fija, pero estas son las fórmulas más habituales:
- A partes iguales entre la familia de uno, la del otro y los amigos de la pareja.
- En proporción a lo que aporta cada familia, si los padres colaboran con el presupuesto.
- Por necesidad: si una familia es mucho más grande que la otra, no tiene sentido forzar la misma cifra.
Lo importante es hablarlo pronto y dejar claro que la última palabra la tenéis vosotros. Dadles a los padres un número y que elijan dentro de él; es más fácil que discutir nombre a nombre.
Criterios para decidir a quién invitar
Cuando dudéis con alguien, estas preguntas ayudan:
- ¿Hemos hablado con esta persona en el último año?
- ¿Nos invitaría a su boda?
- ¿Nos vamos a acordar de ella dentro de diez años al ver las fotos?
- ¿La invitamos por cariño o por compromiso? Si es por compromiso, ¿qué pasa realmente si no la invitamos?
- ¿Conoce a los dos o solo a uno? ¿Y le parecería bien al otro?
Y una regla que evita muchos líos: aplicad los criterios por grupos, no por personas. Si invitáis a un compañero de trabajo, el resto del equipo se enterará. Si decidís «del trabajo, solo los que vemos fuera», es más fácil de explicar.
Lista A y lista B
La lista A son las personas que tienen que estar sí o sí. La lista B, las que os gustaría invitar si hay sitio. Cuando empiezan a llegar los «no podemos» de la lista A, vais invitando a la lista B.
Funciona, pero tiene sus reglas para que nadie se sienta de segunda:
- Enviad la lista B pronto. Si alguien recibe la invitación tres semanas antes de la boda, entenderá perfectamente por qué.
- Empezad con la lista A con algo de margen, para que los huecos se produzcan antes de la fecha límite.
- Que la lista B sea de grupos que no se comunican mucho entre sí con la lista A, para que no se note la diferencia de fechas.
- No mováis la fecha límite para los de la lista B. Simplemente ponedles una algo más corta.
Con una invitación digital esto es más fácil, porque podéis enviar en cualquier momento sin depender de una tirada de imprenta. Tenéis el calendario completo en cuándo enviar las invitaciones de boda.
Acompañantes: ¿a quién se le da «+1»?
Un criterio sencillo y que se pueda explicar:
- Parejas casadas, que viven juntas o con relación estable: invitadas con nombre, siempre.
- Invitados que no conocerán a nadie: con acompañante, aunque no tengan pareja. Lo agradecerán.
- Grupos de amigos que se conocen todos: sin acompañante si no tienen pareja estable.
Lo más claro es poner los nombres de las personas invitadas en la invitación. Si va «Para Ana y Luis», no hay duda. En nuestra invitación, el sobre lleva el nombre de cada familia y en el panel indicáis cuántas personas como máximo pueden confirmar en cada enlace, así nadie apunta a más gente de la invitada.
Niños: sí, no o solo algunos
Las tres opciones son válidas, pero hay que decidirlo antes de enviar nada y ser coherentes. «Solo los niños de la familia cercana» es un criterio que se entiende; hacer excepciones porque «este niño es muy bueno» genera resentimientos. Tenéis frases para decirlo con tacto en textos para invitación de boda.
Si hay niños, contadlos aparte: suelen tener menú infantil y, a veces, monitor.
Plantilla Excel de invitados de boda: las columnas que necesitáis
Una fila por invitación (una familia, una pareja o una persona sola), no por persona. Así cuadra con los sobres y con los enlaces que vais a enviar.
| Columna | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre en la invitación | Lo que irá en el sobre. | Familia García Ruiz |
| Personas | Cuántos están invitados en esta invitación. | 4 |
| De quién | Novia, novio o comunes. Ayuda a repartir plazas. | Lucía |
| Grupo | Familia, universidad, trabajo, pueblo… Os servirá para las mesas. | Familia materna |
| Lista | A o B. | A |
| Teléfono | Para enviar la invitación por WhatsApp. | 600 000 000 |
| Niños | Cuántos de los invitados son niños. | 2 |
| Enviada | Fecha de envío. | 3 de marzo |
| Respuesta | Sí, no o pendiente. | Sí |
| Confirmados | Cuántos vienen al final. | 3 |
| Notas | Lo que no cabe en otra columna. | La abuela va en silla de ruedas |
Con esto podéis filtrar por lado, por grupo o por lista, y sumar rápidamente cuántos lleváis. Si añadís una fila de total con la suma de «Personas» y otra con la de «Confirmados», siempre sabréis dónde estáis respecto a vuestro máximo.
Los menús y las alergias, mejor no meterlos a mano: cambian, se apuntan mal y son datos de salud. Si usáis un formulario de confirmación, que lo recoja él. En nuestro caso, el panel solo necesita tres columnas, el nombre, las personas y el teléfono: las pegáis desde el Excel en el panel y cada fila se convierte en una invitación con su enlace. Después, el panel os devuelve otro Excel con asistentes, menús, alergias y mesa de cada persona.
Errores típicos con la lista de invitados
- Contar invitaciones como si fueran personas, o al revés. Tened las dos cifras a la vista.
- Confiar en que «siempre falla un 10 %». A veces viene todo el mundo. No invitéis a más gente de la que podéis sentar.
- Prometer invitaciones antes de cerrar la lista. Un «claro que estás invitado» en una cena es difícil de deshacer.
- Olvidar a alguien importante. Repasad la lista con los dos padres y con algún amigo antes de enviar.
- Tener la lista en dos sitios. Si uno la tiene en un Excel y el otro en las notas del móvil, al final no coinciden. Una sola lista compartida.
Después de la lista
Con la lista cerrada llegan el envío y las confirmaciones. Tenéis plantillas para mandarla en invitación de boda por WhatsApp y, cuando sepáis quién viene, una guía para organizar las mesas de la boda.