Cuándo hacer el seating plan
Cuando tengáis la lista de confirmados cerrada, no antes. Hacer mesas con gente que todavía no ha contestado significa rehacerlas dos o tres veces. Lo normal es empezar justo después de la fecha límite de confirmación y tenerlas listas antes de dar el número final al catering, que a menudo pide también la distribución. Si aún no tenéis las fechas claras, mirad cuándo enviar las invitaciones de boda.
Lo que necesitáis antes de empezar
- La lista de confirmados con el nombre de cada persona, no solo «Familia López (4)».
- El plano del salón o, al menos, cuántas mesas caben y de qué tipo: redondas, rectangulares o imperiales (mesas largas).
- La capacidad real de cada mesa. Preguntad al sitio cuántos caben cómodos, no cuántos caben apretados.
- Menús y alergias de cada persona, porque muchos caterings los quieren por mesa.
Cómo organizar las mesas de una boda, paso a paso
- Agrupad por círculos. Familia de uno, familia del otro, amigos del colegio, de la universidad, del trabajo, del pueblo. Cada círculo es un bloque.
- Mantened juntas a las familias y a las parejas. Separar a una pareja «para que se mezclen» casi nunca sale bien.
- Llenad primero las mesas fáciles. Los grupos que encajan justos en una mesa (diez amigos de la universidad en una mesa de diez) van primero.
- Después, los grupos que sobran. Si un grupo es de catorce, partidlo en dos mesas cercanas y juntad cada mitad con gente afín.
- Al final, los sueltos. Quien viene solo o no conoce a casi nadie va en una mesa donde haya gente de su edad o con intereses parecidos, y mejor si conoce a alguien aunque sea de vista.
- Colocad las mesas en el plano. Las más cercanas a la mesa presidencial para la familia directa y los mayores; las más cercanas a la pista, para los que van a bailar.
- Revisad con la otra mitad de la pareja y con alguien de cada familia que conozca los conflictos que vosotros no sabéis.
La mesa presidencial: tres opciones
Tradicional
Los novios con los padres y los padrinos. Es la opción de siempre y la que muchas familias esperan. Funciona bien si las dos familias se llevan bien y los padres están juntos.
Solo los novios
Una mesa pequeña para vosotros dos, en un lugar visible. Cada vez es más habitual: os permite levantaros a saludar sin dejar a nadie solo, y resuelve situaciones delicadas con padres separados.
Con los amigos
Vosotros con vuestros amigos más cercanos o los testigos, y los padres presidiendo cada uno una mesa con su familia. Es una opción muy buena cuando hay padres divorciados con nuevas parejas.
Ninguna es la correcta. Elegid la que haga que todos los que importan estén cómodos.
Los casos delicados
Padres separados
No los obliguéis a compartir mesa si no se llevan bien. Dad a cada uno su propia mesa de honor, a una distancia similar de la vuestra, para que ninguno sienta que ha quedado relegado.
Ex parejas y conflictos familiares
Mesas separadas y, si se puede, sin línea de visión directa. No hace falta ponerlos en extremos opuestos del salón; basta con que no estén uno frente a otro. Si dudáis, preguntad discretamente a quien conozca la situación.
Niños
Dos opciones habituales. Los niños pequeños, con sus padres, en una mesa familiar. Los de unos cinco años en adelante, en una mesa de niños, idealmente con monitor y cerca de sus padres pero no en medio de las mesas de los mayores. Una mesa de niños pegada a la pista o a la salida es mala idea.
Invitados mayores
Lejos de los altavoces y de la puerta de la cocina, cerca de los baños y con buena vista de la mesa presidencial. Si van en silla de ruedas o con andador, que la mesa tenga acceso fácil.
Quien no conoce a nadie
El acompañante del primo o el amigo que viene de fuera. Sentadlos con alguien que sepáis que es sociable, y presentadlos antes si podéis.
La «mesa de los sueltos»
Juntar a todos los solteros en una mesa para que «se conozcan» puede funcionar si son de edades y ambientes parecidos. Si no, queda forzada. Mejor repartirlos en mesas donde encajen.
Errores típicos al hacer las mesas
- Empezar antes de tener las confirmaciones. Lo rehaceréis varias veces.
- Llenar las mesas al máximo. Diez en una mesa de diez es lo justo; once ya es incómodo para comer.
- Dejar una mesa con huecos visibles. Si sobran sitios, mejor quitar una silla que dejar un hueco vacío.
- Mezclar círculos sin ningún punto en común solo para cuadrar números.
- Olvidar a los proveedores. Fotógrafo, vídeo y DJ también comen; preguntad al catering si necesitan sitio en el salón.
- No avisar de los cambios al catering. Cada vez que cambiéis a alguien de mesa, su menú cambia de mesa también.
- Hacerlo solo uno de los dos. El otro conoce detalles de su familia que podéis no saber.
Cómo presentar el seating plan el día de la boda
Lo más práctico es un cartel grande en la entrada del salón con las mesas y sus nombres, ordenado por mesas o por orden alfabético de invitados. Lo segundo es más cómodo para quien busca su sitio. Poner nombres a las mesas (ciudades, canciones, lugares importantes para vosotros) en lugar de números evita que alguien sienta que está en «la mesa 23».
Algunas parejas ponen también tarjetas con el nombre en cada sitio. Es un trabajo extra, pero evita discusiones sobre quién se sienta al lado de quién.
Herramientas para hacer el seating plan
En papel, con pósits sobre un plano, funciona y tiene su gracia. En un Excel, también, aunque es fácil perder la cuenta de cuántos hay en cada mesa. Lo más cómodo es una herramienta donde podáis arrastrar a cada invitado y ver al momento cuántas plazas quedan.
Por eso hemos hecho un seating plan de boda gratuito. Y si vuestra invitación es con ¿Vienes a mi boda?, el panel incluye un generador de mesas que parte de los invitados que ya han confirmado: reparte automáticamente a las familias (siempre juntas) en mesas del tamaño que digáis, luego movéis a quien queráis arrastrando (o tocando en el móvil) y al final lo imprimís o descargáis un Excel con la mesa de cada persona para el catering.
Si aún estáis en la fase anterior, empezad por cómo hacer la lista de invitados y por cómo conseguir que todos confirmen a tiempo.